Orçamento parado, falta e retorno: a lista da segunda

Segunda, 8h15. A agenda da semana está razoável. O que não está na agenda é o problema: doze orçamentos de setembro sem resposta, quatro faltas da semana passada e a toxina de maio, que já passou dos quatro meses.

Não é gente nova. São clientes que a clínica já conhece. O que falta é uma lista com dono e prazo, aberta antes de qualquer mensagem.

O orçamento não é a pessoa

A cliente pode ter três interesses ao longo do ano. Toxina em março, preenchimento em agosto, um pacote de limpeza que ela pediu no WhatsApp e não fechou. Se o funil for a pessoa, o segundo interesse apaga o primeiro. Se o funil for o orçamento, cada proposta tem valor, serviço, profissional e um fim: ganha ou perdida, com motivo.

Uma proposta sem movimento há 7 dias não está “em negociação”. Está parada. A tarefa da segunda é uma só: retomar aquele orçamento, não reapresentar a clínica.

Ganhou, marca a sessão. Perdeu, anota o motivo — preço, medo, foi em outra clínica, timing. Sem motivo, o mesmo orçamento volta no mês que vem como se ninguém tivesse conversado.

Falta não é status de agenda

Quem não veio ontem continua como horário que passou. A recepção precisa de uma ligação, não de um rótulo novo no calendário. Uma tarefa por falta, no dia seguinte, com o nome da cliente. Ligou e remarcou, a tarefa fecha. Ligou e a pessoa não quer, também fecha. O erro é deixar a falta morar no grupo da equipe.

Falta recorrente é outro processo, descrito em o que fazer com no-show. A lista da segunda só garante que a primeira falta não suma.

O retorno mora no serviço, não na memória

Toxina em 120 dias. Limpeza em 30. Laser no intervalo do protocolo. Se o prazo está na cabeça de uma profissional, ele sai de férias junto com ela.

O prazo fica no cadastro do serviço. Quando o procedimento é lançado, a tarefa de retorno nasce na data certa, com o nome do serviço. A recepção não precisa lembrar quem fez o quê em maio. O critério de quando chamar, e o que não chamar, continua em protocolos de retorno.

Campanha é a lista, não a base

Quarenta clientes sem visita há 90 dias não são quarenta mensagens. Parte não aceitou promoções. Parte não tem telefone válido. Parte deve sessão e não deve receber “sentimos sua falta” no meio de uma cobrança.

Separe o segmento antes de escrever. O texto, o teto de oferta e o tamanho da leva estão em campanha de reativação. O que muda com um sistema é o filtro e a trava: só entra quem aceitou, o envio fora das 24 horas usa template já aprovado, e o custo estimado aparece antes do botão. Quem recusou não entra “desta vez”.

Aniversário do mês é outra lista, menor, e não mistura com quem sumiu. Aniversário sem spam continua valendo: uma mensagem, um motivo, uma data.

Indicação sem pontos

Se a origem é indicação, o campo aponta para outra cliente. A ficha de quem indicou passa a listar quem chegou por ela. Isso basta para agradecer e para saber qual cadeira está trazendo gente. Programa de pontos, nesta fase, só cria uma segunda tabela para a recepção explicar.

O restante da fidelização — horário fácil, retorno no prazo, não sumir depois da sessão — está em indicação e fidelização.

O que a segunda mede

Não meça mensagem enviada. Meça o que a lista produziu até sexta:

• Orçamentos retomados que viraram sessão, e os que fecharam como perdidos com motivo.
• Faltas da semana que receberam ligação no dia seguinte.
• Retornos de procedimento que saíram da tarefa e entraram na agenda.
• Campanha, se houve, só com o número de quem aceitou e o custo que estava na tela.

Doze orçamentos parados, quatro faltas e um retorno de toxina cabem numa manhã. Trezentos nomes numa planilha não cabem, e a maior parte não deveria receber mensagem nenhuma.

No Clinara essa lista fica na ficha da cliente e no quadro de orçamentos, sem cadastro paralelo. O detalhe está em relacionamento.