Revisão trimestral da clínica: oito perguntas

Setembro ainda não acabou, e o trimestre já dá para ler. Julho, agosto e a primeira quinzena de setembro estão na agenda e no caixa. Duas horas na quinta, porta fechada, sem cliente no meio, valem mais do que doze reuniões de “vamos nos organizar” que não abrem número nenhum. Leve a página de custos, o relatório dos três meses e uma folha com as oito perguntas. Cada uma cabe em dez minutos se o número estiver pronto. Se não estiver, anote “não sei” e o nome de quem levanta isso até sexta. Resposta inventada estraga o trimestre seguinte.

1. Quantos horários existiam e quantos foram usados?

Some as três competências. Exemplo: 900 horários oferecidos, 680 realizados. Ocupação de 75%. Abaixo de 65% por três meses seguidos, a grade está larga ou a confirmação está frouxa. Acima de 90% o trimestre inteiro, você recusou gente sem perceber. O relatório do mês já deveria ter esse par. A revisão só impede que um julho fraco suma dentro de um setembro cheio.

2. O ticket subiu, caiu ou só a agenda encheu de serviço curto?

Receita ÷ sessões, mês a mês. R$ 210, R$ 200, R$ 184 conta uma história. R$ 200 cravado nos três meses conta outra: estabilidade, não sucesso automático. Olhe o mix. Se sobrancelha de 20 minutos passou de 20% para 35% dos horários, o ticket caiu porque a cadeira mudou de trabalho, não porque “o movimento piorou”.

3. Quantas clientes novas voltaram em até 45 dias?

Pegue quem fez a primeira visita em julho. Digamos 40 pessoas. Quantas tinham segunda sessão até meados de agosto? Se foram 14, o retorno está em 35%. Você não precisa de meta de mercado. Precisa saber se agosto repetiu julho. Queda de 35% para 18% pede conversa sobre primeira visita e sobre o convite de retorno, não uma promoção genérica.

Os poucos indicadores que valem a pena moram nestas três primeiras perguntas. O resto é detalhe se estas três estão no escuro.

4. A falta custou quantos horários?

Faltas e remarcações em cima da hora: conte horários, não “a sensação de que faltou muita gente”. 48 faltas em 680 sessões é 7%. Se 30 dessas 48 são as mesmas 8 clientes, o problema não é lembrete. É política para quem repete. Anote os nomes. A decisão não precisa sair hoje; o nome precisa sair da memória e ir para a lista.

5. O fixo coube na receita, com folga?

Use a página de custos do último mês fechado. Fixo de R$ 16.700, variável de uns 35%, piso perto de R$ 26 mil. Julho fechou em R$ 24 mil, agosto em R$ 31 mil, setembro ainda aberto. Um mês abaixo do piso não quebra a clínica. Três meses perto da linha, sem reserva, mudam o que você pode prometer de décimo terceiro e de curso. O plano simples separa essa conta do saldo que está na conta corrente hoje.

6. O que a equipe fez além do combinado, e o que ninguém fez?

Pergunte, com número: quantas vezes na semana alguém saiu depois do horário? Quantos encaixes furaram a grade? Qual tarefa você ainda centraliza (desconto, compra, resposta de reclamação) e quantas vezes por semana isso te para? Se você autorizou 20 exceções no trimestre, a regra não existe. Existe você.

7. Qual produto acabou no meio do caminho, e qual encalhou?

Duas listas. Itens que zeraram e travaram atendimento (a dose, o descartável, o óleo). Itens parados há mais de 90 dias. A primeira lista vira mínimo de estoque. A segunda vira “não comprar de novo até acabar”. Trimestre é o tempo certo para ver encalhe. Semana a semana, tudo parece compra urgente.

8. O que você repete no próximo trimestre, e o que você corta?

Escolha no máximo três repetições e três cortes. Exemplo de repetição: mensagem no sétimo dia, teto de dois encaixes, página de custos no dia 5. Exemplo de corte: promoção de terça que lotou a agenda de serviço de R$ 70 e não trouxe volta; grupo de WhatsApp sem horário de leitura; pacote sem data marcada.

Três e três. A quarta ideia vai para um cantinho da folha chamado “não agora”. Janeiro não se planeja em setembro com doze frentes. O trimestre que vem ainda tem agenda de fim de ano, férias e o movimento que sempre muda em dezembro. Quem tenta corrigir tudo em outubro corrige nada.

Como sair da sala com dono

No pé da folha, três linhas:

• Número que ficou sem dono e quem levanta até sexta
• Uma regra que entra em vigor na segunda (só uma)
• A data da próxima revisão, daqui a três meses, já escrita na sua agenda

Duas horas. Oito respostas. Uma regra nova. Se a reunião produzir um plano de quinze páginas, você não revisou a clínica. Você adiou a decisão.

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