Reunião semanal de 20 minutos com a equipe

A reunião de equipe da sua clínica ou não existe, ou dura 50 minutos em pé, entre uma cliente e outra, e termina com “depois a gente vê”. As duas versões produzem o mesmo efeito: cada pessoa decide sozinha o que é urgente.

Vinte minutos, toda semana, no mesmo dia e no mesmo horário, cabem. Cinquenta, no corredor, não cabem e ainda atrasam a cliente das 14h.

O horário que não depende de humor

Escolha um encaixe que já é fraco. Muitas clínicas usam terça, 13h10, com a sala fechada e o aviso na porta: “reunião até 13h30”. Bloqueie 20 minutos na agenda de todo mundo que precisa estar. Se a agenda de bloqueio da equipe ainda é negociada caso a caso, comece por regras de agenda bloqueada.

Quem está na sala:

• Você.
• Quem fica na recepção na maior parte da semana.
• Uma profissional por vez, em rodízio, se a equipe for maior que três. As outras recebem as três decisões por escrito em até 2 horas.

Celular virado para baixo. Cliente na espera não é pauta. Se alguém atrasar mais de 3 minutos, começa sem a pessoa.

A pauta cravada no relógio

Imprima uma vez e reuse. O relógio manda, não o assunto mais barulhento.

Minuto 0 a 3 — uma frase cada

Cada pessoa diz uma coisa que funcionou na semana. Uma frase. “A confirmação de quinta baixou falta de 4 para 1.” Sem história, sem defesa. Esse minuto existe para a reunião não abrir em problema.

Minuto 3 a 10 — três números, sempre os mesmos

A recepção chega com os números já escritos. Ninguém calcula na sala.

• Ocupação da semana: horários vendidos sobre horários disponíveis. Exemplo: 62 de 80, 78%.
• Faltas e remarcações com menos de 12 horas: quantidade e quais horários ficaram vazios. Exemplo: 5 faltas, 3 buracos não preenchidos, cerca de R$ 540 sem reposição.
• Saldo em aberto acima de 7 dias: quantos nomes e qual valor. Exemplo: 4 nomes, R$ 610.

Se um número não veio pronto, anota “sem dado” e segue. Reunião não é hora de abrir planilha. O hábito de olhar indicador toda semana está em metas e indicadores da clínica. Aqui você só lê o que já foi fechado.

Minuto 10 a 16 — uma decisão

Uma. Não três. A decisão responde a uma pergunta: o que muda na semana que entra por causa desses números?

Exemplos do tamanho certo:

• Faltas subiram: confirmação passa a ser feita 24 horas antes, pela recepção, até sexta.
• Ocupação de terça de manhã está em 40%: oferecer dois encaixes para a lista de espera até quarta.
• Saldo em aberto passou de R$ 800: você liga para os dois maiores até quinta às 18h.

A decisão tem dono e prazo. “A gente se organiza” não é decisão.

Minuto 16 a 20 — quem faz o quê

Repita em voz alta, enquanto alguém escreve no grupo da equipe:

• Decisão: o quê.
• Dono: um nome.
• Prazo: dia e hora.
• Como saberemos: um número na próxima terça.

Se sobrar um minuto, encerre em silêncio. Não invente pauta para preencher o tempo.

O que fica fora da sala

Estes assuntos destroem os 20 minutos. Marque outro momento, de 10 minutos, com as pessoas certas:

• Conflito entre duas profissionais.
• Reclamação de uma cliente específica que precisa de escuta longa.
• Pedido de folga do mês que vem.
• Ideia de procedimento novo, curso, reforma, uniforme.

Anote num canto do papel, com a frase “fora da pauta”, e dê uma data para tratar. Ignorar na hora e nunca marcar de novo ensina a equipe a trazer tudo para a terça, porque é o único fórum que existe.

Como a pauta chega pronta

A recepção separa os três números no fechamento do dia de segunda, em 5 minutos a mais. Você lê antes de dormir ou às 8h de terça. Se você chega na sala para “ver como foi a semana”, a reunião vira conversa e estoura 13h30.

Depois de quatro terças no horário, peça à equipe uma nota de 0 a 10: “esses 20 minutos te ajudam na semana?” Se a nota ficar abaixo de 7, o problema costuma ser decisão sem dono, não falta de assunto. Ajuste o minuto 16. Mantenha o relógio.

Vinte minutos semanais, 52 semanas, são cerca de 17 horas por ano. Uma tarde de cada mês, no máximo. É pouco para o tanto de corredor que essa pauta evita.

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