Fornecedores: como não depender de um único

Quarta de manhã, quatorze horários de um protocolo específico na agenda. O pedido que deveria ter chegado na terça anterior não saiu do fornecedor. Você liga. “Saiu para entrega, chega até sexta.” Sexta vira segunda. Segunda vira “está em falta na fábrica”. Onze dias. Você remarca nove clientes, faz quatro com o restinho da prateleira e perde a confiança de quem tinha tirado a tarde.

O fornecedor não é vilão. A dependência é. Um único nome para o insumo que trava a cadeira transforma atraso de logística em buraco na semana.

Separe o que trava do que incomoda

Nem todo item merece segundo fornecedor. Faça a lista em 20 minutos, com quem usa o material:

• Trava a agenda. Sem ele, o procedimento não acontece. Ácido do protocolo mais vendido, lâmina ou agulha específica, o gel do equipamento que roda todo dia. Se faltar, você remarca.
• Incomoda. Dá para substituir por uma semana ou pedir emprestado. Lençol de outra marca, touca, um creme de cabine com equivalente.
• Estoque morto. Comprado por impulso, parado há 90 dias. Não entra nessa conversa. Entra numa limpeza de prateleira.

Uma clínica enxuta costuma ter de 4 a 8 itens na primeira lista. É nesses que você quer dois nomes. No resto, um fornecedor bom basta.

O nível mínimo e a rotina de compra do dia a dia estão em estoque de insumos. Aqui o assunto é outro: o que acontece quando esse mínimo depende de uma pessoa só do outro lado.

A regra dos dois, com número

Para cada item que trava:

• Fornecedor A: o de sempre. Preço, prazo e pedido mínimo anotados.
• Fornecedor B: testado pelo menos uma vez, com nota de uso da profissional. Pode ser mais caro. Precisa entregar.
• Estoque de ponte: o bastante para cobrir o prazo do B, não do A. Se o B entrega em 5 dias úteis e você usa 4 unidades por semana, ponte de 6 unidades já segura. Se você só tem ponte para o prazo do A (2 dias) e o A some, a ponte acaba na quinta.

Ficha de um item só

• Item: gel condutor, consumo de 10 unidades por semana no pico e 6 no vale.
• A: R$ 18 a unidade, pedido mínimo 20, prazo 3 dias úteis, paga em 14 dias.
• B: R$ 23 a unidade, pedido mínimo 8, prazo 5 dias, paga à vista no Pix.
• Ponte: 12 unidades. Abaixo de 12, pede. Se A confirmar atraso maior que 3 dias, o pedido vai para B no mesmo dia, mesmo pagando R$ 5 a mais.

A diferença de R$ 5 em 8 unidades são R$ 40. Uma tarde remarcada de quatro sessões a R$ 180 são R$ 720 que saem da semana, fora a cliente que não volta. A conta fecha para o fornecedor mais caro na emergência.

Pedido-teste a cada trimestre

Ter o telefone do B no caderno não é ter fornecedor. Peça um pedido pequeno a cada 90 dias, mesmo sem crise. Oito unidades, ou o mínimo.

Anote na ficha, em cinco linhas:

• Chegou em quantos dias frente ao prometido.
• Veio certo: marca, validade, quantidade.
• A profissional usou e disse se serve no protocolo. “Serve” ou “não serve, porque escorre” — frase dela, não achismo.
• Nota fiscal ou recibo bateu com o pedido.
• Atendimento quando você perguntou validade. Resposta no mesmo dia ou sumiço de 48 horas.

Se o teste falhar, procure um C antes de precisar. Fazer isso em junho, com a agenda mais folgada, dói menos do que em novembro.

Preço não é o único critério

Na comparação, olhe quatro coisas juntas. O mais barato com prazo de 15 dias e pedido mínimo de R$ 2.000 pode ser o mais caro da sua operação.

• Prazo real, medido por você, não o do anúncio.
• Pedido mínimo contra o seu consumo mensal. Mínimo de 40 unidades com consumo de 12 é estoque forçado.
• Troca e validade curta. Quem aceita devolver lote próximo do vencimento evita prejuízo de R$ 300 parado.
• Um contato humano com nome. “Falar com o comercial” sem nome, em item que trava agenda, é risco.

Guarde os quatro números no mesmo lugar em que você olha o plano financeiro simples. Compra de insumo é saída previsível. Surpresa de fornecedor único vira saída imprevisível e receita que não entrou.

O que revisar no mês

No relatório mensal, uma linha basta: algum item crítico ficou abaixo da ponte? Algum pedido atrasou mais de 3 dias?

Duas respostas “sim” no trimestre são sinal para trocar o A de lugar com o B, ou para subir a ponte. Uma resposta “sim” isolada é logística. Três são dependência.

Combine com o fornecedor A, com educação e por escrito, que atraso avisado com 5 dias de antecedência te dá tempo de acionar o B. Quem avisa só no dia da entrega te deixa remarcar cliente. Você pode continuar comprando de quem avisa. De quem some, você reduz o volume mesmo que o preço seja R$ 4 menor.

Dois fornecedores não significam duplicar toda a prateleira. Significam que quatorze horários de quarta não dependem de um caminhão só.

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