Cobrança por Pix: do agendamento à nota fiscal

A cliente pergunta o valor no fim da sessão. A recepção manda a chave Pix no WhatsApp, pede o comprovante e volta para a agenda. Às 19h, três comprovantes estão no grupo, um está na conversa errada e um quarto pagamento entrou sem mensagem. O caixa do dia fecha “mais ou menos”.

O buraco não é o Pix. É a cobrança morar numa conversa, e a baixa morar na memória de quem estava no balcão.

O pagamento nasce no horário, não no chat

O fluxo que a recepção consegue repetir é curto:

1. O agendamento já tem o serviço e o valor.
2. A cobrança sai dali, com o valor do horário: a chave Pix da clínica, o link do banco ou o cartão no balcão, antes da cliente sentar ou na saída.
3. A recepção só marca pago depois de conferir o pagamento no extrato, não no print.
4. O recibo, e a nota quando for o caso, saem desse recebimento conferido. Não de um pedido anotado num papel ao lado da maquininha.

Antes ou depois do atendimento muda o momento, não o caminho. Pacote novo pode cobrar a entrada na marcação. Sessão avulsa pode cobrar na saída. Os dois usam o mesmo horário como origem, senão a lista de “pago na próxima” volta a crescer. A faixa de cobrança educada do que ficou em aberto está em inadimplência na clínica.

Seja Pix, dinheiro, cartão ou boleto, a recepção registra a forma, o valor e o tipo: venda, parcela, cortesia, estorno ou adiantamento. O que não pode acontecer é o Pix e o dinheiro do envelope viverem em cadernos diferentes.

Conferência no extrato tira o comprovante do grupo

Conferir extrato no fim do dia funciona até a clínica ter duas profissionais e uma recepção que também atende a campainha. A partir daí, “eu acho que entrou” vira o fechamento.

Combine dois horários fixos de conferência, por exemplo depois do almoço e no fechamento. Quem confere abre o extrato da conta da clínica e marca como pago só o que entrou de verdade. A recepção não marca pago porque viu um print. Se o Pix não entrou, o horário continua em aberto e entra na lista de segunda, do jeito descrito no cruzamento de agenda e finanças.

Use a chave Pix da conta da clínica, não a de alguém da equipe. Assim o extrato que a recepção confere é o mesmo que o contador recebe.

Nota e recibo não são a mesma fila

Recibo a recepção emite do pagamento que acabou de entrar. É o papel que a cliente pede no balcão, com nome, procedimento, valor e forma. O que anotar enquanto ela ainda está ali está em nota e recibo.

A nota fiscal de serviço é outra etapa. Ela parte do recebimento já pago, não de um agendamento em aberto, e não substitui o recibo. Quem emite e como emite depende da prefeitura e do combinado com o contador: muitas clínicas mandam a lista do que foi pago na semana e a nota sai pelo caminho que o escritório já usa.

Não invente o código do serviço no balcão. Quem define item, alíquota e inscrição é o combinado com o contador. A recepção só segue o que já foi definido.

Comissão e o que ainda está pendente

No fechamento do mês, três números bastam para a reunião curta:

• Quanto entrou, separado por forma de pagamento.
• Quanto cada profissional tem de comissão no período. A regra de cálculo, para não discutir no dia 30, está em comissões da equipe.
• Quem ainda está em aberto, com valor e data do atendimento.

O fluxo de caixa da semana usa essa mesma lista. Sem ela, a dona descobre o buraco quando o aluguel vence.

Onde o Clinara entra

O Clinara não gera a cobrança nem emite a nota. Ele cuida do que vem antes e depois: o agendamento já tem o serviço e o valor, o orçamento vai por link, o protocolo mostra o saldo de sessões, a comissão sai do serviço feito e a recepção lança cada recebimento no caixa do dia, com a forma de pagamento. O detalhe está em comissões e caixa.

Três comprovantes no grupo deixam de ser o fechamento do dia. O horário ou está pago, ou está na lista.

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