Assinatura eletrônica de termo: o que a clínica precisa guardar
Quem assinou, o que assinou e se o arquivo mudou depois. O que torna um termo de consentimento defensável na clínica de estética, sem certificado na gaveta.
A cliente de 2023 pede o termo da toxina. A recepção acha uma foto de um papel, tirada no balcão, com a assinatura cortada na borda. Ninguém sabe se aquela foto é a versão que ela leu. Ninguém sabe quem conferiu o documento. Quando a pergunta chega, “a gente tem o termo” não responde o que a clínica precisa mostrar.
Este texto é operação de arquivo, não parecer jurídico. Prazo de guarda, base legal e o que um conselho exige na sua categoria você confirma com quem já orienta a clínica. O que dá para organizar esta semana é o que fica registrado no dia da assinatura.
Quatro perguntas que o papel solto não responde
Um termo defensável responde, anos depois, a quatro coisas:
- Quem assinou. Não “alguém na recepção viu”. Um meio de identificar a pessoa: código enviado ao WhatsApp ou ao e-mail dela, mais a data de nascimento ou o CPF.
- O que ela assinou. O texto daquele dia, congelado. Se a clínica edita o modelo na semana seguinte, o arquivo antigo não muda junto.
- Quando. Data do envio, da abertura e da assinatura, não a data em que alguém fotografou a folha.
- Se o arquivo mudou. Um jeito de detectar que uma vírgula foi alterada depois. Sem isso, a cópia que você manda e a cópia que ela guarda podem divergir e ninguém prova qual é a de verdade.
Foto de papel responde mal as quatro. A assinatura existe. O resto depende de memória.
O que não precisa ser um certificado da cliente
Certificado digital qualificado, daqueles com token, é outra conversa. A cliente de estética não vai comprar um para assinar um termo de limpeza de pele, e a profissional não precisa transformar cada consentimento num prontuário com certificado ICP-Brasil.
O que a rotina aguenta é mais simples, e ainda assim identificável: a cliente abre um link no navegador do celular, recebe um código de uso único e confirma um dado que a ficha já tem. Ela assina na tela. Não instala aplicativo.
A Lei 14.063/2020 chama isso de assinatura eletrônica avançada quando a identidade está ligada ao signatário e o documento fica associado a ela de forma que alteração posterior possa ser detectada. Não é o certificado qualificado. Também não é um rabisco numa foto.
Se a sua categoria exige documento com certificado da profissional, isso continua com quem assina o prontuário. O termo de consentimento da sessão é o combinado com a cliente, e é esse arquivo que some na gaveta.
A trilha vale mais do que a folha bonita
No dia, registre o caminho, não só o resultado:
- Termo enviado, por qual canal.
- Cliente abriu.
- Identidade conferida.
- Assinatura feita.
- Cópia entregue.
- Quem baixou o arquivo depois, e quando.
Se um passo some, a história fica pela metade. “Ela assinou” sem “ela recebeu este texto” é a discussão que a foto cortada não resolve.
Revogação também entra na trilha. Se a cliente retira o uso de imagem, o arquivo não é apagado para fingir que o consentimento não existiu. Ele fica, marcado como revogado. A foto de divulgação para de sair. A foto da ficha continua onde a clínica guarda o histórico. O texto sobre fotos de antes e depois separa essas duas coisas.
Onde isso mora no Clinara
A biblioteca já traz os termos de partida da estética: toxina, ácido hialurônico, depilação a laser, criolipólise, uso de imagem e o termo geral. A clínica edita o texto antes de enviar. O modelo não é parecer, não substitui a bula e não cobre procedimento que a casa decidiu deixar de fora, como peeling de fenol.
O envio é um envelope: um ou vários termos, um link, WhatsApp ou e-mail. O PDF assinado recebe um selo que detecta alteração, e existe uma página para conferir o arquivo depois. Papel antigo, já assinado fora do sistema, entra como arquivo na ficha, sem fingir que a assinatura aconteceu ali.
O passo a passo está em documentos e assinatura. A organização da pasta, com ou sem sistema, está em documentos da cliente sem pasta perdida.
Quando a cliente de 2023 pedir de novo, a recepção abre a ficha e manda o PDF. Dois minutos. A borda da foto deixa de ser o arquivo da clínica.
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